25 . Marzo . 2017



Olvídese de acumular
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postheadericon ¿Que es el SGD Quipux?


El Sistema de Gestión Documental de la Universidad de Cuenca (SGD), es una plataforma digital de manejo de documentos internos y externos, que permite dinamizar los trámites que se realizan en la institución.

Con la utilización de esta plataforma se consiguen muchas ventajas entre las que están: AHORRO DE TIEMPO, puesto que al enviarse los documentos en forma digital no es necesario que una persona traslade el documento físico; SEGURIDAD, ya que usando el SGD nunca se pierden los documentos, y se tiene un registro exacto del lugar y la persona que tiene el mismo; AHORRO DE DINERO, debido a que no es necesario utilizar papel ni tóner, ayudando además a la conservación del medio ambiente.

El SGD está basado en Quipux, un software libre desarrollado por la República del Ecuador y está siendo utilizado por muchas instituciones públicas a nivel nacional, el mismo que se ha adaptado a las necesidades de la Universidad.

postheadericon Funcionalidad del sistema

El sistema de Gestión Documental gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de la Universidad, las principales funcionalidades son:

 
  •     Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.
  •     Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el flujo conforme al orgánico regular.   
  •     Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las instituciones.     
  •     Organización y clasificación de documentos digitales en carpetas o expedientes virtuales.     
  •     Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.     
  •     Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.     
  •     Firma electrónica personal de documentos.     
  •     Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.     
  •     Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.     
  •     Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.     
  •     Creación compartida de documentos.     
  •     Administración de instituciones, áreas, carpetas virtuales, numeración y formatos de documentos.
  •     Generación de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF     
  •     Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría

postheadericon Soporte a la plataforma


Para dar el soporte más adecuado para el uso de esta plataforma se han desarrollado varios niveles de ayuda que deberán ser utilizados por los usuarios para la resolución de problemas puntuales con los que se encuentren. 

NIVEL 1: Ayuda en línea

Para ayudar en el soporte del sistema, se tiene manuales en línea en los cuales se explica detalladamente los pasos a seguir para utilizar las diferentes opciones del sistema, si con esto no es suficiente, se tiene además un banco de preguntas frecuentes y un foro, en los cuales podremos resolver las inquietudes más comunes.

NIVEL 2: Soporte local en la facultad

Este soporte es dado personalmente por el personal informático de cada una de las facultades al solicitante, el cual está capacitado en:
•    Recuperación de claves.
•    Funcionamiento del sistema
•    Bandeja de Entrada
•    Bandeja de Salida
•    Búsqueda de usuarios
•    Revisión de seguimiento

NIVEL 3: Área de Soporte de TICS

En caso que el personal informático de la Universidad no pueda resolver el problema, por alguna razón, el personal informático de la facultad se comunicará con la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación para resolver el problema.

NIVEL 4: Área de Software y Redes

En caso de que el problema no pueda ser resuelto en el Área de Soporte de TICS, este será  escalado al Área de Software y/o redes para la revisión y solución del mismo.